Onboarding d'un nouveau Résident·e

Ce document est destiné à l'usage du Pôle Accueil. Il s'agit d'une liste des choses à faire et des infos à transmettre lors de l'accueil d'un nouveau Résident. Un membre du Pôle Accueil se désigne pou

Partie 1 : Avant l’onboarding

• Convenir d’une date d’arrivée avec le nouveau Résident et prévoir un moment (30min) pendant ses premiers jours pour l'onboarding

• Contrat : envoyer un Slack dans #administratif en demandant au Pôle de créer et d'envoyer le contrat de Résident

• Prendre un badge dans le tiroir à badges en SM1 : noter la date et le nom du Résident sur le registre, puis envoyer un Slack à #achats-ventes pour demander d'ajouter à la facture du Résident une caution de 10 € pour le badge

• Trouver et désigner un(e) Parrain/Marraine volontaire pour accompagner le nouveau Résident

• S’assurer que le nouveau Résident a rempli le formulaire Nouvel Arrivant ou lui faire scanner le QR code dans l’entrée

• Slack : ajouter le nouveau Résident au Slack de l'association (si besoin, demander à un.e membre du Bureau)

• Google Calendar : ajouter le Résident au Google Calendar (si besoin, demander à un.e membre du Bureau)

Partie 2 : Onboarding : accueil du nouveau résident

Une personne du pôle Accueil prend le temps d’accueillir le nouveau Résident, autour d’un café par exemple. Comptez 30 min environ. Lors de ce temps, déroulez la check-list ci dessous :

• Expliquer la dimension participative du coworking : les Pôles, les réunions mensuelles, l'élection annuelle du Bureau

• Présenter les deux espaces : SM1 silencieux, et SM2 calme

• Montrer l'intégralité des lieux, toutes les salles de réunion, les deux cuisines, SM3, les différents toilettes, la salle de sieste, etc.

• Choisir l'espace de travail et le poste : vérifier que la personne a un écran et une bonne chaise

• Raconter les habitudes de vie des coworkeurs : déjeuner en cuisine SM1, café, vélos dans l'entrée ...

• Confier le badge d'accès et expliquer le fonctionnement (ouverture et verrouillage de la porte)

• Expliquer comment nous utilisons Slack au quotidien pour communiquer et organiser des activités et les Pôles

• Montrer comment réserver une salle de réunion dans le Google Calendar

• Montrer le fonctionnement de la machine à café

• Montrer comment répondre à l'interphone et ouvrir

• Présenter le concept de Parrain/Marraine et indiquer qui aura ce rôle

• Carte bleue : montrer où se situe la carte bleue et comment s'en servir pour racheter des petites choses comme du sel, de l'huile d'olive etc.

• Prendre une photo du nouveau Résident, qui sera ajoutée au trombinoscope et qui pourra servir de photo de profil sur Slack

• Communiquer le code wifi

Partie 3 : Après l'onboarding

• Demander à un membre du Bureau d'envoyer l'email de bienvenue au nouveau Résident

• S'assurer que Parrain/Marraine a pu répondre à toutes les interrogations du nouveau Résident

• Faire imprimer la photo du nouveau Résident et l'ajouter au trombinoscope

• Proposer au nouveau Résident de rejoindre un des Pôles (Accueil, Achats-Ventes, Administratif, Aménagement, Animation ou Informatique)

• Suggérer la mise en place d'un virement récurrent, pour éviter les retards de paiement

• Partager la Charte de vivre-ensemble